Sanal sekreter ve yapay zeka telefon sekreteri nedir?

Sanal sekreter, telesekreter ve yapay zeka sekreter arasındaki fark nedir?

Üç kavram da aynı soruna, yani açılamayan telefonlara çözüm arar ama işi farklı derinlikte yapar. Telesekreter yalnızca mesaj kaydeder; arayan konuşmak zorundadır ve çoğu kişi kapatmayı tercih eder. Uzaktan çalışan insan sekreter hizmeti arayanla konuşur ama mesai saatleri ve aynı anda karşılanabilecek çağrı sayısıyla sınırlıdır.

Yapay zeka telefon sekreteri bu ikisinin arasında yer alır. Arayanla doğal bir dille konuşur, soru sorar, verdiğiniz bilgilerle cevap verir ve görüşmeyi yazılı bir özete dönüştürür. Gece, hafta sonu ya da aynı anda birden çok arama geldiğinde de hat açık kalır.

• Telesekreter: sesli mesaj kaydeder, cevap veremez, dinlemek size kalır
• İnsan sanal sekreter: konuşur ve not alır, mesai ve kapasiteyle sınırlıdır
• Yapay zeka sekreter: konuşur, sorulara bilgilerinizle cevap verir, özeti yazılı iletir, acil olanı size aktarabilir

Yapay zeka telefon sekreteri nasıl çalışır?

Çoğu yapay zeka sekreter, cep telefonunuzdaki çağrı yönlendirme özelliğiyle devreye girer. Operatörünüzün yönlendirme kodunu telefonunuza girerek meşgulken ya da açamadığınızda aramaların asistana gitmesini sağlarsınız. Numaranız değişmez; açabildiğiniz aramalar yine doğrudan size gelir.

Asistan aramayı karşıladığında kendisini sizin adınıza yanıt veren bir asistan olarak tanıtır, arayanın adını ve ne istediğini öğrenir. Çalışma saatleri, adres ya da ücretler gibi sık sorulan konulara önceden verdiğiniz bilgilerle cevap verir. Görüşme bitince kimin aradığı, ne istediği ve ne zaman geri dönülmesini beklediği size bildirim ya da mesaj olarak ulaşır.

• Kurulum: bilgileriniz, sık sorulan sorular ve acil durum kuralları girilir
• Yönlendirme: meşgul ve cevapsız aramalar operatör koduyla asistana yönlendirilir
• Karşılama: asistan kendini tanıtır, arayanı ve talebini öğrenir
• Cevap: bilinen konularda sizin bilgilerinizle yanıt verir
• Özet: görüşmenin özeti size iletilir; acil olan size aktarılır

Yapay zeka sekreter kimler için uygundur?

En çok fayda gören kişiler, işi gereği telefonu sık sık açamayan ama kaçan her aramanın bir müşteri, hasta ya da iş fırsatı olabildiği meslek sahipleridir. Bu kişilerin çoğunun tam zamanlı bir sekreter çalıştırma ihtiyacı ya da imkânı yoktur.

Ortak nokta şudur: aramaların büyük kısmı benzer sorular içerir ama arayan kişi bir cevap ya da en azından notunun alındığından emin olmak ister. Yapay zeka sekreter bu boşluğu doldurur, siz de uygun olduğunuzda özetlere bakarak geri dönersiniz.

• Muayenedeyken telefonu açamayan doktor ve diş hekimleri
• Duruşmada ya da toplantıda olan avukat ve mali müşavirler
• Mülk gezdirirken arama kaçıran emlak danışmanları
• Şantiyede ya da serviste olan usta ve teknik servis sahipleri
• Tek başına çalışan serbest meslek sahipleri ve küçük işletme sahipleri

Yapay zeka sekreter neleri yapmamalı?

İyi bir yapay zeka sekreter, bildiği ile bilmediği arasındaki çizgiyi korur. Bilgi bankasında olmayan bir konuda uydurmamalı, sizin adınıza söz vermemeli, fiyat ya da tarih uydurmamalıdır. Bilmediği soruyu not edip size iletmesi, yanlış bir cevap vermesinden her zaman daha iyidir.

Meslek sırrı ve uzmanlık gerektiren konular da asistanın alanı dışında kalmalıdır. Bir sekreter tıbbi teşhis, hukuki görüş ya da mali tavsiye vermez; yapay zeka sekreter de vermemelidir. Ayrıca arayanın bir yapay zeka ile konuştuğunu bilmesi ve görüşme kaydediliyorsa bundan haberdar edilmesi gerekir; bu hem güven hem de kişisel verilerin korunması mevzuatı açısından önemlidir.

• Bilmediği konuda cevap uydurmamalı
• Sizin adınıza bağlayıcı söz vermemeli
• Teşhis, hukuki görüş ya da mali tavsiye vermemeli
• Kendini insan gibi tanıtmamalı; yapay zeka olduğunu söylemeli
• Gereğinden fazla kişisel bilgi istememeli

Sanal sekreter seçerken hangi sorular sorulmalı?

Seçim yaparken demo görüşmesinin akıcılığından çok günlük kullanımda neyle karşılaşacağınıza bakın. Aşağıdaki sorular hem yapay zeka hem de insan tabanlı sanal sekreter hizmetleri için geçerlidir.

• Numaram değişecek mi, yoksa yalnızca açamadığım aramalar mı yönlendirilecek?
• Özetler bana nasıl ve ne kadar hızlı ulaşacak?
• Acil aramaları hangi kurala göre bana aktarabiliyor?
• Bilmediği bir soruda ne yapıyor?
• Arayana yapay zeka olduğunu ve kaydı nasıl söylüyor?
• Görüşme kayıtları ve özetler nerede, ne kadar süre saklanıyor ve kimler erişebiliyor?
• Bilgilerimi (adres, saat, ücret) kendim kolayca güncelleyebiliyor muyum?

Sekreter sizin adınıza arama da yapabilir mi?

Sekreterlik yalnızca gelen aramaları karşılamak değildir; yoğun çalışan biri için en çok zaman alan iş çoğu zaman başkalarına ulaşmak, mesaj iletmek ve görüşme için uygun bir saat bulmaktır. Bazı yapay zeka asistanları bu işi de üstlenir: kimin aranacağını ve ne söyleneceğini yazarsınız, asistan o kişiyi sizin adınıza arar.

Bu tür aramalarda dikkat edilmesi gereken kurallar nettir. Asistan kendini ve kimin adına aradığını tanıtmalı, karşı tarafın verdiği zamanı kendisi seçmeli ve belirsiz bir cevabı onay saymamalıdır. Bu özellik tanıdığınız kişilerle olağan iletişim içindir; pazarlama ya da toplu arama için kullanılmamalıdır.

Xaly kişisel sekreter ve “benim adıma ara” pilot programı

Xaly kişisel sekreter şu anda pilot programındadır. Cep telefonunuzu meşgulde ya da cevapsızda yönlendirdiğinizde aramaları sizin adınıza karşılar; arayanın kim olduğunu ve ne istediğini öğrenir, sık sorulanlara verdiğiniz bilgilerle yanıt verir ve görüşme özetini mobil uygulamanıza bildirim olarak gönderir. Acil olarak belirlediğiniz konularda ya da kişilerde aramayı size aktarır. Kendi numaranızı kullanmaya devam edersiniz ve asistan arayana sizin adınıza yanıt veren bir yapay zeka asistanı olduğunu söyler.

"Benim adıma ara" özelliği de pilot programındadır. Kimin aranacağını ve ne söyleneceğini yazarsınız; asistan kendini ve kimin adına aradığını tanıtır, mesajınızı iletir ve kişinin müsait olduğu zamanı öğrenir. Sonuç telefonunuza bildirim olarak gelir; verilen saatte görüşmeyi asistan değil siz yaparsınız. Bu özellik tanıdığınız kişiler içindir, pazarlama ya da toplu arama için kullanılamaz. Pilot programlarına çözüm sayfalarındaki formla başvurabilirsiniz.