1. Veri Sorumlusunun Kimliği

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Voratrix Yazılım ve Yapay Zeka Teknolojileri Anonim Şirketi tarafından hazırlanmıştır.

Adres: Yakuplu Mah. Hürriyet Blv. Skyport Residence No: 1 İç Kapı No: 62, Beylikdüzü / İstanbul

MERSİS No: 0925134248300001 · Vergi Dairesi / No: Beylikdüzü / 9251342483

E-posta: info@voratrix.com · Telefon: +90 850 303 14 52

2. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Ayrımı

Xaly.ai hesabı açan abonelerimizin kendi bilgileri bakımından veri sorumlusu şirketimizdir.

Abonenin kendi müşterileriyle yaptığı görüşmelerde işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu ilgili Abone, şirketimiz ise veri işleyendir. Bu verileri yalnızca Abone'nin talimatı doğrultusunda, hizmetin sunulması amacıyla işleriz.

Bir görüşmenin tarafı olarak haklarınızı kullanmak istiyorsanız, öncelikle görüşmeyi yapan firmaya (Abone'ye) başvurmanız gerekir; talebiniz bize ulaşırsa ilgili Abone'ye yönlendiririz.

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Kimlik: ad, soyad, unvan.
İletişim: e-posta adresi, telefon numarası, adres.
Müşteri işlem: sipariş ve abonelik bilgisi, talep ve şikâyet kayıtları.
Finans: fatura bilgileri, vergi dairesi ve numarası, ödeme tutarı ve tarihi (kart numarası işlenmez).
İşlem güvenliği: IP adresi, oturum ve giriş kayıtları, cihaz ve tarayıcı bilgisi, denetim kayıtları.
Görsel ve işitsel kayıtlar: çağrı ses kayıtları ve bunların metne dönüştürülmüş hâlleri.
Pazarlama: açık rızaya dayalı ileti tercihleri.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Sözleşme süreçlerinin ve hizmet sunumunun yürütülmesi.
Finans, muhasebe ve faturalandırma işlemlerinin yürütülmesi.
Talep ve şikâyetlerin takibi ile müşteri ilişkileri yönetimi.
Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, yetkisiz erişim ve kötüye kullanımın önlenmesi.
Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iş süreçlerinin iyileştirilmesi.
Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi ile hukuk işlerinin takibi.
Açık rıza bulunması hâlinde tanıtım ve bilgilendirme iletilerinin gönderilmesi.

5. İşlemenin Hukuki Sebepleri (Kanun m. 5)

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (m. 5/2-c).
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için zorunlu olması (m. 5/2-ç).
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m. 5/2-e).
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması (m. 5/2-f).
Kanunlarda açıkça öngörülmesi (m. 5/2-a).
Yukarıdaki şartlar dışındaki işlemeler bakımından açık rıza (m. 5/1).

6. Kişisel Verilerin Aktarılması (Kanun m. 8 ve 9)

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarıyla sınırlı olmak üzere aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

Barındırma, sunucu ve yedekleme hizmeti alınan tedarikçiler.
Elektronik haberleşme operatörleri ve SIP sağlayıcıları — çağrıların kurulabilmesi için.
Mesajlaşma platformları — ilgili kanalın kullanılması hâlinde.
Ödeme kuruluşları ve bankalar — ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi için.
Mali müşavir, bağımsız denetçi ve avukat gibi hizmet alınan profesyoneller.
Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri — talebin hukuka uygunluğu değerlendirilerek.

7. Yurt Dışına Aktarım

Hizmetin çekirdek bileşenleri Türkiye'de barındırılır. Mesajlaşma platformları, e-posta gönderimi ve hata izleme gibi destek hizmetlerinin yurt dışında bulunan sağlayıcılar üzerinden çalıştığı hâllerde aktarım, Kanun'un 9. maddesindeki şartlara ve gerekli olduğu ölçüde standart sözleşme hükümlerine dayanılarak yapılır.

Kendi sunucunuza kurulum seçeneğinde veriler Abone'nin altyapısında kalır; yurt dışına aktarım gerçekleşmez.

8. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; internet sitesi ve panel üzerinden doldurduğunuz formlar, hesap kaydı, e-posta ve telefon yoluyla kurulan iletişim, hizmet kapsamında gerçekleşen çağrı ve mesajlaşma akışları ile çerezler aracılığıyla, kısmen otomatik ve otomatik yollarla toplanmaktadır.

9. Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri sonuna kadar saklanır. Kategori bazındaki süreler Gizlilik Politikası'nın "Saklama Süreleri" bölümünde ayrıntılı olarak belirtilmiştir.

Süre dolduğunda veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

10. İlgili Kişinin Hakları (Kanun m. 11)

Kanun'un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.
Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

11. Başvuru Usulü

Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca; yazılı olarak yukarıdaki adrese ıslak imzalı dilekçeyle, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden, güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile veya sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden iletebilirsiniz.

E-posta ile başvuru adresi: info@voratrix.com

Başvurunuzda ad-soyad, imza (yazılı başvurularda), T.C. kimlik numarası (yabancılar için pasaport numarası), tebligata esas adres, varsa e-posta ve telefon ile talep konusunun bulunması gerekir.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

KVKK Aydınlatma Metni