1. Giriş

Bu politika, Voratrix Yazılım ve Yapay Zeka Teknolojileri Anonim Şirketi ("Sağlayıcı") tarafından işletilen Xaly.ai hizmetinde kişisel verilerin nasıl toplandığını, kullanıldığını, saklandığını ve korunduğunu açıklar.

Politika; xaly.ai tanıtım sitesini, app.xaly.ai panelini, mobil uygulamayı ve hizmet kapsamında yürütülen çağrı ve mesajlaşma akışlarını kapsar.

2. Rollerimiz: Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen

Hesap sahibi abonelerimizin bilgileri (kayıt, faturalama, destek, site ziyareti) bakımından veri sorumlusu Sağlayıcı'dır.

Abonenin kendi müşterileriyle yaptığı görüşmelerde işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu Abone, veri işleyen Sağlayıcı'dır. Bu verileri yalnızca Abone'nin talimatı doğrultusunda ve hizmeti sunmak için işleriz.

Son kullanıcıların aydınlatılması ve gerekli rızaların alınması, veri sorumlusu sıfatıyla Abone'nin yükümlülüğündedir.

3. Topladığımız Veriler

Hesap ve kimlik bilgileri: ad-soyad, unvan, e-posta, telefon, kullanıcı rolü, yüklediyseniz profil fotoğrafınız.
Faturalama bilgileri: vergi dairesi ve numarası, fatura adresi, ödeme tutarı ve tarihi. Kart numarası, son kullanma tarihi ve CVV bize hiçbir zaman ulaşmaz.
Kullanım verileri: oturum açma kayıtları, IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, panel içi işlem kayıtları.
İletişim içeriği: çağrı ses kayıtları, çağrı dökümleri, mesajlaşma içerikleri, yüklediğiniz belge ve görseller (ör. havale dekontu, kartvizit taraması) ve müşteri adayı kayıtları.
Destek yazışmaları: bize ilettiğiniz talep, hata bildirimi ve ekleri.
Çerez ve benzeri teknolojilerle toplanan veriler: ayrıntısı Çerez Politikası'ndadır.

4. İşleme Amaçlarımız ve Hukuki Sebepleri

Hizmetin sunulması, hesabın yönetilmesi ve destek verilmesi — sözleşmenin ifası.
Faturalama, tahsilat ve muhasebe kayıtlarının tutulması — hukuki yükümlülük ve sözleşmenin ifası.
Güvenliğin sağlanması, kötüye kullanımın ve dolandırıcılığın önlenmesi, kayıt denemelerinin loglanması — meşru menfaat.
Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve ürünün geliştirilmesi — meşru menfaat; mümkün olan hâllerde toplulaştırılmış ve kimliksizleştirilmiş veriyle.
Yasal taleplerin karşılanması ve hukuki savunma — hukuki yükümlülük ve meşru menfaat.
Ticari elektronik ileti gönderimi — yalnızca açık rıza ile ve her iletide çıkış imkânıyla.

5. Yapay Zekâ Modelleri ve Verileriniz

Abone verilerini, kendi genel amaçlı yapay zekâ modellerimizi eğitmek için kullanmayız.

Dil modeli ve ses işleme bileşenleri kendi altyapımızda çalışır; görüşme içerikleri, model eğitimi amacıyla üçüncü taraf model sağlayıcılarına aktarılmaz.

Tek istisna görsel özelliklerdir: kartvizit okutma ve görsel üretimi kullanıldığında ilgili görsel, işlenmek üzere Google Gemini servisine iletilir. Ses ve görüşme içeriği bu servise gönderilmez.

Hata ayıklama gerektiren durumlarda, yalnızca ilgili Abone'nin talebi ya da onayı üzerine ve gerekli en az veriyle inceleme yapılır; bu erişimler kayıt altına alınır.

6. Saklama Süreleri

Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir ya da geri döndürülemez biçimde anonim hâle getirilir. Abone daha kısa bir süre talep ederse bu talep uygulanır.

Çağrı ses kayıtları ve dökümleri: Abone'nin panelden belirlediği süre boyunca; belirlenmemişse varsayılan olarak on iki ay.
Müşteri adayı ve görüşme meta verileri: abonelik boyunca ve sona ermesinden sonra otuz gün.
Faturalama ve muhasebe kayıtları: ilgili mevzuat uyarınca on yıl.
Oturum, erişim ve güvenlik kayıtları: iki yıl.
Kayıt denemesi ve kötüye kullanım kayıtları: yüz seksen gün.
Destek yazışmaları: talebin kapanmasından itibaren üç yıl.

7. Aktarım ve Alt İşleyenler

Verilerinizi satmayız ve pazarlama amacıyla üçüncü kişilerle paylaşmayız. Paylaşım yalnızca hizmetin sunulması için zorunlu olduğu ölçüde yapılır:

Barındırma ve altyapı sağlayıcıları — sunucu, yedekleme ve depolama.
Telekomünikasyon operatörleri ve SIP sağlayıcıları — çağrıların kurulması.
Mesajlaşma platformları (Meta/WhatsApp, Telegram, Instagram) — ilgili kanal kullanılıyorsa.
Görsel işleme sağlayıcısı (Google Gemini) — yalnızca kartvizit okutma ve görsel üretimi özelliklerini kullandığınızda, işlenen görsel bu servise iletilir.
Ödeme kuruluşları (PayTR) ve bankalar — ödemenin alınması; kart verileri doğrudan onların altyapısında işlenir.
E-posta ve bildirim sağlayıcıları — bilgilendirme ve uyarı gönderimi.
Yetkili kamu kurum ve kuruluşları — hukuki yükümlülük kapsamında ve talebin hukuka uygunluğu değerlendirilerek.

8. Yurt Dışına Aktarım

Hizmetin çekirdek bileşenleri (veritabanı, ses kayıtları, dil modeli ve ses işleme) Türkiye'deki altyapımızda barındırılır.

Bazı destek hizmetleri (mesajlaşma platformları, e-posta gönderimi, hata izleme) yurt dışında bulunan sağlayıcılar üzerinden çalışabilir. Bu hâllerde aktarım, 6698 sayılı Kanun'un 9. maddesindeki şartlara ve gerekli olduğu ölçüde standart sözleşme hükümlerine dayanılarak yapılır.

Kendi sunucunuza kurulum (on-premise) seçeneğinde veriler tamamen Abone'nin altyapısında kalır ve yurt dışına aktarım gerçekleşmez.

9. Güvenlik Önlemleri

Aktarımda TLS, saklamada disk ve alan bazlı şifreleme; gizli anahtarların ayrı ve şifreli saklanması.
Rol ve izin tabanlı erişim denetimi; yönetici hesaplarında iki adımlı doğrulama.
Ağ düzeyinde erişim kısıtlaması; veritabanı ve önbellek servislerinin internete kapalı tutulması.
Oturum takibi, şüpheli girişlerde IP kilidi ve hız sınırlaması.
Düzenli yedekleme ve geri dönüş tatbikatı; bağımlılıkların güvenlik açığı taraması.
Denetim kayıtları: kritik işlemler kim, ne zaman, hangi IP'den bilgisiyle kayıt altına alınır.

10. Veri İhlali Bildirimi

Kişisel veri ihlali tespit edilmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na en kısa sürede ve en geç yetmiş iki saat içinde bildirim yapılır; etkilenen Abone'ler gecikmeksizin bilgilendirilir ve alınan önlemler paylaşılır.

11. Haklarınız

KVKK ve uygulanabildiği ölçüde GDPR kapsamında; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltme, silme, işlemeye itiraz etme, taşınabilirlik ve otomatik kararlara itiraz haklarına sahipsiniz.

Taleplerinizi info@voratrix.com adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Kimliğinizi doğrulamak için ek bilgi isteyebiliriz.

Talebiniz, sizinle ilgili verinin bir Abone'nin hesabında bulunduğu bir görüşmeye ilişkinse, veri sorumlusu o Abone olduğundan talebinizi ilgili Abone'ye yönlendiririz ve süreçte kendisine destek oluruz.

12. Çocukların Verileri

Hizmet işletmelere yöneliktir ve on sekiz yaşından küçüklere doğrudan sunulmaz. Bir çocuğa ait verinin bilgimiz dışında işlendiğini öğrenirsek veriyi gecikmeksizin sileriz.

13. Değişiklikler ve İletişim

Bu politika güncellenebilir. Esaslı değişiklikler yürürlüğe girmeden önce panel ya da e-posta ile duyurulur; sayfanın üstündeki tarih son güncellemeyi gösterir.

E-posta: info@voratrix.com

Adres: Yakuplu Mah. Hürriyet Blv. Skyport Residence No: 1 İç Kapı No: 62, Beylikdüzü / İstanbul

Gizlilik Politikası